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Regeln für den Mailverkehr

Ich versuche Ihre Mails so schnell wie möglich zu beantworten. Meist innerhalb von Minuten. Es gibt dabei jedoch ein praktisches Problem: In der Zeit vom 16.11.2012–17.12.2012 habe ich 724 Mails bekommen und 587 Mails verschickt. Das sind 24 bzw. 20 pro Tag (inklusive Wochenende, ohne SPAM, ohne Mail-Listen).

Sie können mir das Leben sehr erleichtern, indem Sie folgende Punkte berücksichtigen:

  • Alle Fragen zu Bescheinigungen und Eintragungen von Noten, Anwesenheitsbescheinigung u.s.w. richten Sie bitte an Frau Klein.
  • Geben Sie immer eine Betreff-Zeile (Subject) an.
  • Geben Sie in der Betreff-Zeile an, um welche Veranstaltung es sich handelt.
  • Konfigurieren Sie Ihr Mail-Programm so, dass es Ihren vollen Namen (Vorname und Nachname) zusätzlich zur Mailadresse verschickt. Ihre Mail-Programm sollte Klaus Meier anzeigen.
    • Mit Mailaddressen wie tomatenklaus@aol.com kann niemand etwas anfangen, wenn nicht noch der Klarname mitgeschickt wird.
    • Spam-Filter bestrafen Mails ohne Absendernamen.
  • Wenn möglich, benutzen Sie Ihren Uni-Account zum Mailschicken.
    • Die Wahrscheinlichkeit, dass es da zu Zustellungsfehlern/Spam-Filterproblemen kommt, ist gering.
    • Wenn Sie Ihren Anbieter wechseln, bleibt Ihre Uni-Adresse dennoch konstant.
    • Mit der Adresse Susanne.Gross@hu-berlin.de werden Sie ernster genommen als mit die-susi-2000@web.de.
  • Stellen Sie den Uni-Account so ein, dass Ihre Mailadresse das Format Vorname.Nachname@hu-berlin.de hat (Email Adresse Alias beim Web-Portal).
  • Manche Fragen müssen Sie nicht stellen, denn die Information befindet sich auf meinen Web-Seiten (Sprechstunde, Sekretariat, Raum)
  • Wenn Sie mir zwei Fragen oder andere kleine Texte schicken wollen, packen Sie diese bitte nicht in eine Datei sondern schicken Sie diese direkt. Öffnen von Dateien kostet Zeit.
  • Schicken Sie mir bitte ausschließlich PDF-Dokumente (nein, doc-Dateien sind keine PDF-Dokumente).
  • Bitte zitieren Sie Mails unter dem Text, den Sie schreiben, oder zitieren Sie nur relevante Teile. Sonst muss man erst lange scrollen, um zu Ihrem Beitrag zu kommen.
Ich danke Ihnen recht herzlich!